Prečo bežné účtovníctvo na riadenie dotácie nestačí.
Keď sa pýtam štatutárov neziskoviek, ako sledujú čerpanie svojej dotácie, najčastejšia odpoveď je: „Mám šikovnú účtovníčku, tá mi povie.“
Ako niekto, kto sa roky venuje finančnému controllingu a auditu, vám musím povedať niečo, čo možno znie nepopulárne: Spoliehať sa pri riadení dotácie výhradne na účtovníctvo je hazard s vaším rozpočtom.
Účtovníctvo je dôležité, ale na úspešné vyúčtovanie dotácie jednoducho nestačí. Tu je dôvod, prečo potrebujete viac než len výstupy z účtovného softvéru.
Účtovníctvo je história, vy potrebujete predpoveď
Účtovníctvo je z princípu orientované na minulosť. Účtovníčka spracováva doklady, ktoré už vznikli a boli uhradené. Informáciu o tom, koľko ste v danom mesiaci minuli, sa často dozviete až s odstupom týždňov po jeho skončení.
Pri dotácii však potrebujete vidieť budúcnosť. Potrebujete vedieť, že ak dnes podpíšete zmluvu s grafikom, v októbri vám ešte zostane dosť peňazí na tlač brožúr. Účtovníctvo nevidí vaše objednávky ani záväzky, ktoré ešte nie sú vyfakturované. Môj systém controllingu áno.
Účtovný softvér nerozumie kapitolám vašej dotácie
Väčšina účtovných programov sleduje náklady podľa účtov (napr. spotreba materiálu, služby, mzdy). Poskytovateľ dotácie sa však nezaujíma o vaše účtovné triedy. Jeho zaujíma, či ste neprekročili limit v kapitole „Cestovné“ alebo „Propagácia“.
Ručné „preklápanie“ účtovného denníka do dotačných tabuliek je:
Náchylné na chyby (stačí jeden preklep v sume a celé vyúčtovanie nesedí).
Časovo extrémne náročné (účtovníčka strávi hodiny priraďovaním nákladov k projektovým aktivitám).
Ja učím organizácie sledovať výdavky projektovo. To znamená, že každý bloček má svoje miesto v dotačnej kapitole už v momente, keď vznikne, nie až keď sa o ňom účtuje.
Časové rozlíšenie: Najväčší strašiak kontroly
Toto je bod, kde sa „láme chlieb“. Slovenská legislatíva a pravidlá dotácií vyžadujú striktné dodržiavanie časovej a vecnej súvislosti.
Príklad: Ak uhradíte faktúru za prenájom priestorov v januári, ale podujatie bolo v decembri, v účtovníctve je to v poriadku, ale vo vyúčtovaní dotácie to môže byť neoprávnený výdavok.
Bežná účtovníčka, ktorá má ďalších 50 klientov, nemusí poznať špecifické termíny vašej dotačnej zmluvy. Za správnosť vyúčtovania však nezodpovedá účtovníčka, ale štatutár – teda vy.
Riešenie? Projektový controlling
Účtovníctvo nechajte na účtovníčku, je to jej odborná doména. Ale riadenie dotácie si musíte vziať pod kontrolu vy pomocou nástroja, ktorý:
Sleduje čerpanie v reálnom čase (ešte pred úhradou).
Automaticky kontroluje limity kapitol.
Upozorní vás na termíny, kedy musíte peniaze minúť.
Moja rada na záver
Účtovníctvo je o tom, aby boli dane v poriadku. Controlling dotácie je o tom, aby ste tie peniaze nemuseli vracať. Nepleťte si tieto dve disciplíny.
